Privacy Policy PRV de Where 2019

PRV de Where hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. PRV de Where houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, in het bijzonder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als PRV de Where zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van onze leden. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via ons secretariaat:
Adres:
PRV de Where
Postbus 257
1440 AG
Purmerend
e-mail:

Verwerking van persoonsgegevens van leden en donateurs

Persoonsgegevens van leden worden door PRV de Where verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Contact onderhouden over het lidmaatschap, donateurschap en de eventuele opzegging daarvan;
Het versturen van uitnodigingen en informatie over diensten en activiteiten van de vereniging;
Facturering van de verschuldigde contributie, donatie en eventuele andere afgenomen diensten;
Het onderhouden van onderlinge contacten tussen de leden/donateurs ten behoeve van het vormen van roeiploegen en het uitvoeren van vrijwilligerswerkzaamheden;
Aanmelding bij de KNRB (donateurs worden niet aangemeld bij de KNRB);
Aanmelding bij de gemeente voor zover dat noodzakelijk is voor het verkrijgen van gemeentelijke subsidies.

Wettelijke grondslag volgens de AVG voor deze persoonsgegevens is:

De verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is. In ons geval het overeengekomen lidmaatschap of donateurschap;
Expliciete toestemming

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan PRV de Where de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Adres, postcode en woonplaats;
Telefoonnummer;
E-mail adres,
Geslacht;
Geboortedatum;
Bankrekeningnummer;
Lidmaatschapsnummer KNRB;
Eventuele behaalde roeibevoegdheden
Eventuele behaalde roeicoach- en trainersdiploma’s
Eventueel behaald certificaat verantwoord alcohol schenken
Eventueel ingeleverde VOG
Lidmaatschap van de verschillende commissies binnen de vereniging
Sleutelnummer indien het lid een sleutel van het gebouw heeft
Eventuele familierelatie als het lid aanspraak maakt op gezinskorting bij contributiebetaling

Uw persoonsgegevens worden door PRV de Where opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
Tot 2 jaar na afloop van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. (fiscale grondslag)Verwerking van persoonsgegevens van leden of leveranciers.

Persoonsgegevens van leden of leveranciers worden door PRV de Where verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Administratieve doeleinde;
Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan PRV de Where de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Adres;
(Zakelijk) Telefoonnummer;
(Zakelijk) E-mailadres;
Geslacht.

Uw persoonsgegevens worden door PRV de Where opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar. (Fiscale wetgeving)

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbriefabonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door PRV de Where verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Wettelijke Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Expliciete toestemming; Het inschrijving formulier Nieuwsbrief;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan PRV de Where de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door PRV de Where opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verwerking van persoonsgegevens van geïnteresseerden / overige contacten

Persoonsgegevens van geïnteresseerden worden door PRV de Where verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan PRV de Where de volgende persoonsgegevens van u vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Telefoonnummer;
E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door PRV de Where opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men gezien wordt als een geïnteresseerde of overig contact.

Overige contacten kunnen zijn maar zijn niet beperkt tot: Medewerkers van SPURD, goede doelen organisaties, Gemeente Purmerend, Leden van andere roeiverenigingen bijvoorbeeld toer-commissarissen.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

Het verzorgen van de internetomgeving van onze website;
Het verzorgen van de (financiële) administratie;
Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval moeten wij medewerking verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Specificatie van derden waar wij gegevens mee delen:

KNRB, voor wedstrijden en KNRB lidmaatschap. KNRB voldoet volgens algemene ledenvergadering maart 2018 van KNRB aan AVG
E-captain: ledenadministratie, financiële administratie, e-mail mailings

Cookies en links naar derden op de website

Onze website bevat geen links/cookies/data uitwisseling met derden anders dan hieronder beschreven:

er zijn technische cookies voor de juiste werking
er zijn geen tracking cookies
Er worden (niet gepersonaliseerde) gegevens verwerkt door links/scripts met google. Deze gegevens verstrekken ons niet-gepersonaliseerde statistieken over aantallen bezoekers op pagina’s van de website. Google handelt conform de AVG. Gegevens hierover zijn te lezen op:
https://policies.google.com/privacy?hl=nl
Facebook: Op facebook worden geen grote hoeveelheden persoonsgegevens zoals ledenlijsten verwerkt maar wel foto’s en in de teksten de namen van bijvoorbeeld schrijvers van stukjes. Facebook privacy voorwaarden zijn te lezen op https://nl-nl.facebook.com/privacy/explanation

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

PRV de Where bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Foto’s

PRV de Where heeft bij alle foto’s die door PRV de Where geplaatst zijn op folders, website, posters en andere publiek toegankelijke websites toestemming gevraagd aan betrokken voor het nemen van de foto(s) en plaatsen van de foto op genoemde plaats/plaatsen. Mocht er onbedoeld toch een foto van u geplaatst zijn dan zullen wij alles in het werk stellen deze zo snel mogelijk te verwijderen als de foto(s) op websites staan waar wij het beheer over doen/hebben. Voor leden is de toestemming voor plaatsing van foto’s geregeld middels een toestemmingsformulier (bestaande leden) en het inschrijfformulier (nieuwe leden).

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens PRV de Where van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
We pseudonimiseren of anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Geen Functionaris voor de gegevensbescherming (FG)

Een Functionaris Gegevensbescherming hebben wij voor onze vereniging niet aangesteld omdat wij geen bijzondere persoonsgegevens (geautomatiseerd) verwerken en minder dan 2000 personen in onze bestanden hebben staan.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Website en contactgegevens vindt u op de website https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
PRV de Where is gerechtigd om deze privacy policy aan te passen zodra daar aanleiding toe is. De nieuwe versie zal dan op de website worden gepubliceerd.

Privacy voorwaarden opgesteld in samenwerking met Triple-B, www.triple-b.net